Referenssi: Haltin moderni tuotetiedonhallinta säästää työaikaa ja nopeuttaa prosesseja

Halti on kotimainen ulkoilu- ja urheiluvaatteiden valmistaja, joka tunnetaan etenkin käytännöllisesti designistaan, pohjoisiin oloihin suunnitelluista vaatteistaan sekä korkeasta laadusta.

Haltin prosessi tuotetietojen hallinnoinnissa oli aiemmin työläs ja monimutkainen. Käytössä oli kaksi tuotannonohjausjärjestelmää (ERP ja PDM), jotka molemmat pitivät sisällään uniikkia tuotetietoa. Haltin neljässä verkkokaupassa tuotetietoa ylläpidettiin ja päivitettiin suurimmaksi osaksi manuaalisesti.

Pähkinänkuoressa

Haaste: Raskas ja manuaalinen tuotetiedon hallinnan prosessi

Halti lähettää rikasta tuotetietoa yli 20 jälleenmyyjälle erilaisissa laskentataulukoissa, jotka koostettiin aikaisemmin käsin. Vuosittain laaditaan myyntikuvastot, jotka pohjautuvat markkinointitietoja sisältävään taulukkoon. Kuvaston päivitykset tehtiin pitkään käsin Exceliin, jonka pohjalta kuvasto päivitettiin käsin InDesignissa.

Oli selvää, että tuotetietojen hallinnoinnin urakka oli pitkällä aikavälillä kestämätön. Tarvittiin keskitetty järjestelmä, jossa kaikki tuotetieto on yhdessä paikassa rikastettuna ja helposti hyödynnettävissä.

Ratkaisu: Automaatio vähentää manuaalista työtä

Crasman kartoitti Haltin prosessit ja nykyiset sekä tulevat tarpeet tarkasti määrittelyvaiheessa. ERP- ja PDM-järjestelmästä luotiin integraatio tuotetiedonhallintajärjestelmään (PIM), johon tuotiin kaikki tarvittava tuotetieto. Tietoa hyödynnetään Haltin omassa organisaatiossa ja käytetään asiakasviestintään.

PIMissä on paikka kaikille markkinointiviestinnän vaatimille tuotetiedoille. Tuotetiedon rikastaminen on helppoa ja selkeää, kun on valmis pohja jota täydentää. Tuotetieto ja sen hallinnointi lokalisoitiin neljälle eri kielelle: suomeksi, englanniksi, ruotsiksi ja saksaksi.

Toteutuksen ansiosta rikastetut tuotetiedot saadaan synkronoitua napin painalluksella Haltin verkkokauppaan. PIM muotoilee tuotetiedot verkkokauppaa varten niin valmiiksi kuin se automaatiolla on mahdollista ja vapauttaa näin haltilaisten resursseja manuaalisesta työstä.

PIMin avulla tuotteista luodaan jälleenmyyjille CSV-tiedostoja. Jälleenmyyjien vaatimat tuotetietopohjat toteutettiin suoraan PIMiin, minkä lisäksi Haltilla on käytettävissä useita omaan sisäiseen käyttöön tarvittavia tuotetietoraportteja. Myyntikuvastoihin aineistojen tuottaminen on nopeaa, kun tuotetiedonhallinnasta ajetaan tiedot CSV-pohjaan taitto-ohjelmaa varten.

Tuotetiedoista luodaan automatisoidusti myös tulostettavia PDF-tiedostoja, joiden malli on tehty kuvastojen pohjalta. Halti käyttää näitä tulosteita muun muassa myynnissään.

Tulokset: Kaikki tarvittava tieto yhdessä paikassa

Haltin tuotetiedon hallinta on siirtynyt modernille tasolle, kun kaikki tarvittava tieto saadaan yhdestä paikasta. Uuden järjestelmän käyttöönotto mahdollistaa keskittymisen oleellisiin tehtäviin – työajan säästö vuositasolla on merkittävää niin myynnissä, markkinoinnissa kuin tuotannossakin. Lisäksi sisäinen ja ulkoinen viestintä yhdenmukaistuvat, kun tuotetiedot tulevat aina yhdestä keskitetystä järjestelmästä eri tarpeisiin.

Myyntitarjousten tekemisen nopeutuminen ja helpottuminen on saanut erityiskiitosta Haltin myynniltä. PDF-tarjouksiin saadaan tuotteen tärkeimmät tiedot, varaston saatavuus ja tuotekuvat.

Kiinnostuitko? Haluatko kuulla lisää tuotetiedonhallinnan ratkaisuista ja palveluistamme? Ota yhteyttä!