Jos luet tätä tekstiä, olet kenties itse jo tunnistanut tuotetiedon hallintajärjestelmän (PIM) tarpeen. Saatat olla juuri se ihminen, jonka työaika täyttyy tuotetietojen penkomisesta, kirjoittamisesta ja versioinnista moneen kertaan lukuisiin kanaviin.
Kiroilet kopioi-leikkaa-liimaa-härdellin keskellä ja haaveilet, että voisit katsoa vähän huomista pidemmälle ja keskittyä markkinointistrategian toteuttamiseen. Mutta miten sitten esittää PIM-hankinta kaikille päätöksentekijöille siten, että hyöty tulee näkyviin selkeinä numeroina?
Asiaan kannattaa pureutua nykytilannetta kartoittamalla. Mitä rikas tuotetieto on meille? Mihin sitä tarvitaan? Minkälaisia vaiheita tuotetietojen rikastamiseen nyt vaaditaan? Ketkä sitä tekevät ja mistä tieto haetaan?
Tutki pullonkaulat ja päällekkäiset työt ja tee arvio esimerkiksi yhden tuotteen tietojen keräämiseen ja rikastamiseen vaaditusta ajasta ja resursseista. Aseta tuotteen rikastamiselle hinta ja kertaa se tuotteiden määrällä esimerkiksi kvartaalitasolla tai sesongeittain. Usein mutkikas tuotetiedon rikastamisen prosessi vaikuttaa suoraan myös tuotetietojen laatuun - kun sama data pitäisi päivittää useaan paikkaan, saattaa se jäädä ajanpuutteen vuoksi tekemättä. Lisäksi virheiden korjaaminen on työlästä.
Laske myös kuinka pitkä aika kestää uuden tuotteen saamisessa myyntiin? Missä vaiheessa tuotteesta on saatu tehtyä myyjille materiaalit, ja milloin jälleenmyyjien vaadittavat tuotetiedot on toimitettu eteenpäin?
Kustannuksia voi siis arvioida myös menetettyjen mahdollisuuksien kautta. Huonot tuotekuvaukset verkkokaupassa vaikuttavat hakukonelöydettävyyteen ja tuotteen vetovoimaisuuteen. Kuluttajatuotteissa ja kasvavissa määrin myös teollisella puolella kilpailu on usein niin kiivasta, että erottautuminen tapahtuu juuri sisällön tasolla.
Seuraavassa on kuvitteellinen, vaikkakin totuudenmukainen esimerkki tuotetietojen rikastamisesta sähköalan tukkurilla:
Toimittajalta saapuu Excel-tiedosto uusista tuotteista. Näitä lähdetään avaamaan ERP-järjestelmään, josta markkinointi saa ladattua tuotteiden perustiedot sitä mukaa kun tuotepäälliköt ne päivittävät. Sen jälkeen lähdetään keräämään ja muokkaamaan rikastavaa tuotetietoa. Pakolliset tekniset tiedot on toimitettu XML-formaatissa, josta yksi henkilö yrityksessä rakentaa Exceleitä.
Toimittajan materiaaleista markkinointi muokkaa kuvat sopivaan kokoon erikseen luetteloa ja verkkokauppaa varten, lataa kuvat sen jälkeen tuote kerrallaan verkkosivuille ja lisää ne lopuksi mainostoimistolle lähetettävään kuvapakettiin. Markkinointitekstit pyritään muokkaamaan ja kaikki tekstit kääntämään usealle kielelle. Usein tekstit on helpompi kopioida tuotteelta toisella, jolloin personointi jää puuttumaan ja tietoihin saattaa tulla virheitä. Puuttuvia tietoja kysellään tuotepäälliköiltä ja toimittajilta. Tuotteet pitää lisäksi avata tuotetietopankkiin, ennen kuin ne saadaan markkinoille. Yksi henkilö naputtaa tietoa käsin järjestelmään sitä mukaa, kun teknisiä tietoja saadaan.
Jälleenmyyjät vaativat tuotetiedot hyvissä ajoin ennen sesongin alkua, ja tiedot pitää rikastaa heidän omaan Excel-pohjaansa. Tiedot ovat puutteellisia.
Kun kaikki tiedot on kerätty, tuotepäälliköt toimittavat mahdolliset tuotemuutokset ja -päivitykset punakynällä merkattuna luettelon raakaversioon, josta niitä lähdetään keräämään ja kääntämään, ja toimittamaan jälleen mainostoimistolle, päivittämään verkkosivuille, tuotetietopankkiin sekä jälleenmyyjille.
Koska arkisen aherruksen tuska ei välttämättä välity päätöksentekijöille asti, asiaa kannattaa tutkia myynnin kasvun näkökulmasta.
Hyvin toteutettu tuotetiedonhallinta tuo yhteen paikkaan kaikki yksittäisen tuotteen tiedot: tekniset tiedot ja hinnat, kaikki kuvaukset, jälleenmyyjien vaatimat yksityiskohdat sekä kuvat kaikkine versioineen.
Hyvän PIM-toteutuksen avulla voit...
Edellisten pohjalta voit tehdä euromääräisen arvion siitä, kuinka paljon lisämyyntiä hyvä PIM-ratkaisu voi yrityksellesi tuoda. Näin investointipäätös voi nojata mitattavaan tietoon ja konkreettisiin tavoitteisiin.
Jos myyntipotentiaalia on vaikea arvioida, voi kolikon kääntöpuolen tarkastelu tuoda arvokasta tietoa. Ovatko tuotelanseeraukset joskus myöhästyneet hitaiden prosessien takia? Onko uuden markkinan avaaminen arveluttanut, kun resurssit riittävät vaivoin nykyisten kielien ylläpitoon? Tai estääkö nykyinen toimintamalli jälleenmyyntikanavien lisäämisen?
Suomalaisissa yrityksissä markkinoinnin osaajia on usein hyvin vähän. Olisikin hienoa, jos taitavien ja koulutettujen ihmisten työpanos kohdistuisi ydinliiketoiminnan edistämiseen ja kaupan kasvattamiseen mekaanisten työvaiheiden sijaan. PIM voi olla avain asiaan. Lataa markkinoiden makein PIM-opas alta.
Jos haluat syventyä aiheeseen tutkimustiedon valossa, suosittelen lukemiseksi Jorij Abrahamin teosta Product Information Management. Theory and Practice. Springer (2014). Teos on saatavilla useissa verkkokirjakaupoissa.
Kiinnostuitko? Haluatko kuulla PIM-ratkaisuistamme? Lue täältä lisää tuotetiedon hallinnasta.