1. Rekisterinpitäjä
Crasman Oy
Perämiehenkatu 12 E 00150 Helsinki
Y-tunnus: 1045259-6
2. Rekisteriasiat ja yhteyshenkilö
Crasman Oy:n asiakaspalvelu palvelee rekisteriasioissa arkipäivisin klo 9–17. Markkinointi- ja asiakasrekisteriasioista vastaa Crasman Oy:llä toimitusjohtaja. Rekisteriasioihin liittyvät yhteydenotot sähköpostitse crasman@crasman.fi tai puhelimitse +358 10 217 6989.
3. Rekisterin nimi
Crasman Oy:n markkinointi- ja asiakasrekisteri.
4. Rekisterin pitämisen peruste ja käyttötarkoitus
Crasman Oy ylläpitää markkinointi- ja asiakasrekisteriä asiakassuhteen tai muun asialliseen yhteyteen perustuvan suhteen hallintaan, hoitamiseen, ylläpitämiseen ja kehittämiseen, tarjonnan kohdistamiseen ja analysointiin, palveluiden tuottamiseen, tarjoamiseen ja kehittämiseen sekä markkinatutkimuksiin ja muihin tilastollisiin tarkoituksiin.
Rekisteritietoja voidaan käyttää Crasman Oy:n ja asiakkaan tai potentiaalisen asiakkaan väliseen markkinointiin (mukaan lukien sähköiseen suoramarkkinointiin) ja sen kohdentamiseen lainsäädännön sallimissa rajoissa.
Asiakasyrityksen sopimuksellisilla yhteyshenkilöillä on oikeus määritellä Crasman Oy:n markkinointi- ja asiakasrekisteriin tallennettavat yhteyshenkilöt kyseisen asiakkuuden osalta.
5. Rekisterin sisältämät tiedot
Crasman Oy:n markkinointi- ja asiakasrekisteriin tallennettava tieto ei sisällä yhteyshenkilöiden henkilökohtaisia tietoja, mikäli ne eivät ole tarpeellisia nykyisen tai mahdollisen tulevan asiakassuhteen kannalta tai identtisiä yrityksen tietojen kanssa.
Rekisteri voi sisältää asiakasyrityksen yhteyshenkilöistä seuraavia tietoja:
etu- ja sukunimi
matkapuhelinnumero
lankapuhelinnumero
sähköpostiosoite
kieli
tehtävä ja/tai asema yrityksessä
kiinnostuksen kohteet
markkinointiluvat ja -kiellot
asiakassuhdetta koskevat tiedot (esimerkiksi laskutus- ja maksutiedot, tuote- ja tilaustiedot, asiakaspalautteet ja yhteydenotot)
Edellä mainittujen lisäksi rekisteri voi sisältää asiakasyrityksen tai potentiaalisen asiakasyrityksen yhteyshenkilöön liittyviä tietoja, kuten
tietoa tulevista tapahtumista (palaverien ajankohdat sekä paikat)
historiatietoa menneistä tapahtumista (yhteydenotto-, tarjous-, palaveri- ja kokoustietoa)
tietoa Crasman Oy:n markkinointisisältöjen käytöstä
käyttäytymisdata ja tallenteet: rekisteri voi sisältää Microsoft Clarity -palvelun tuottamaa sivuston käyttöön liittyvää selaus- ja käyttäytymisdataa sekä istuntotallenteita (Session Recordings), jotka on yhdistetty tunnistettuun asiakasprofiiliin HubSpot-järjestelmässä
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Crasman Oy kerää henkilötietoja asiakassuhteen aikana sekä mahdollisen asiakassuhteen syntymiseksi tehtävän työn aikana.
Tietoja voidaan kerätä ja täydentää rekisteröitävän henkilön suostumuksella (esim. evästeitä käyttämällä), väestörekisteristä sekä muista kolmansien osapuolten rekistereistä.
Tietoja kerätään myös erilaisten markkinointitoimenpiteiden kuten sähköisen suoramarkkinoinnin ja tapahtumien yhteydessä sekä julkisista lähteistä.
Hyödynnämme Microsoft Clarityn ja HubSpot-markkinointiautomaation välistä integraatiota, joka mahdollistaa sivuston käyttäytymisdatan (kuten hiiren liikkeet, klikkaukset ja selatut sisällöt) yhdistämisen HubSpot-rekisterissä oleviin henkilöihin. Tämä mahdollistaa yksilöidyn palvelukokemuksen parantamisen ja ostopolun pullonkaulojen tunnistamisen.
7. Tietojen luovutus tai siirto
Crasman Oy luovuttaa henkilötietoja vain silloin, kun siihen on perusteltu tarve ja aina lainsäädännön vaatimusten mukaisesti. Tietosuojaselosteen mukaisten tehtävien hoitamiseen Crasman Oy käyttää valittuja alihankkijoita, joiden kanssa on tehty sopimus henkilötietojen käsittelystä Crasman Oy:n puolesta. Tällaisia henkilötietojen käsittelysopimuksia on tehty esimerkiksi tietotekniikka- ja analytiikkapalvelutuottajien sekä markkinointi- ja viestintäpalveluyritysten kanssa. Tietoja käsitellään kolmansien osapuolten tarjoamissa pilvipalveluissa, kuten HubSpot (markkinointi ja CRM) ja Microsoft (Clarity-analytiikka).
Henkilötietoja voidaan siirtää Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa. Olemme varmistaneet riittävän tietosuojan tason EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen edellytysten mukaisesti myös tilanteissa, joissa tietoja siirretään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle noudattamalla Euroopan komission antamia vastaavuuspäätöksiä (kuten EU-U.S. Data Privacy Framework niihin osallistuvien sertifioitujen organisaatioiden osalta) ja käyttämällä tarvittaessa Euroopan komission hyväksymiä vakiolausekkeita (Standard Contractual Clauses) sekä tarvittaessa täydentäviä suojatoimia niiden kumppaneiden osalta, jotka eivät kuulu vastaavuuspäätöksen piiriin.
Verkkosivuston käytön myötä tarjoamianne henkilötietoja (kuten sähköpostiosoite tai puhelinnumero) voidaan lähettää personoidun markkinoinnin kohdentamiseksi ja asiakasprofiilien mallintamiseksi markkinointipalveluiden tarjoajille EU-alueen ulkopuolelle, mutta ne salataan ja anonymisoidaan ennen käyttöä näiden palveluntarjoajien käytäntöjen mukaisesti. Lisätietoja tietojen käsittelystä ja salauksesta tarjoavat Googlen tietosuojaseloste, Metan tietosuojaseloste ja LinkedInin tietosuojaseloste. Tietojen käyttäminen tässä selosteessa mainitulla tavalla vaatii markkinointievästeiden hyväksymisen sivuston käyttäjän toimesta.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Crasman Oy:n markkinointi- ja asiakasrekisterissä olevia henkilötietoja käsitellään luotettavalla tavalla suljetussa ja suojatussa tietojärjestelmässä. Rekisterin käyttö on suojattu käyttäjäkohtaisin tunnuksin, salasanoin ja käyttöoikeuksin ja rekisteriä käsitellään suojatun yhteyden kautta.
Crasman Oy on antanut työntekijöilleen sitovat kirjalliset määräykset henkilötietojen käsittelyä, tietoturvaa ja tietosuojaa koskien ja työntekijät ovat sitoutuneet noudattamaan näitä ohjeita.
Ulkopuolisten kumppanien ja palveluntarjoajien osalta Crasman Oy:lla on aina voimassa Data Processing Agreement (DPA) ja tietoja käsitellään dokumentoitujen ohjeiden mukaisesti.
9. Tietojen säilytysaika
Crasman Oy käsittelee ja säilyttää tietoja ainoastaan niin kauan kuin on tarpeellista henkilötiedon ennalta määritellyn käyttötarkoituksen kannalta.
Tarpeettomiksi muuttuneet henkilötiedot, joita ei ole enää perustetta säilyttää eikä käsitellä, poistetaan säännöllisin väliajoin Crasman Oy:n omien tietosuojakäytäntöjen mukaisesti.
Henkilötiedot ovat muuttuneet tarpeettomiksi esimerkiksi silloin, kun asiakas-, liike-, yhteistyö- tai sopimussuhde on päättynyt eikä Crasman Oy pidä uuden liikesuhteen syntymistä todennäköisenä.
Tietoja säilytetään tarpeen päättymisen jälkeen enintään 12 kuukautta. Rekistereiden tietojen siivous suoritetaan vuosittain.
10. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on kaikki asetuksen mukaiset oikeudet omiin tietoihinsa, niiden tarkistamiseen ja hallitsemiseen.
Oikeus tarkastaa tiedot
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja Crasman Oy:n markkinointi- ja asiakasrekisteriin on tallennettu. Tietojen tarkistuspyynnön voi lähettää sähköpostilla rekisterinpitäjälle. Pyynnössä on oltava selkeästi yksilöitynä ne tiedot joilla rekisteröity voidaan yksilöidä.
Oikeus tiedon korjaamiseen ja käsittelyn rajaamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisten, puutteellisten, tarpeettomien tai vanhentuneiden tietojensa korjaamista tai poistamista ilmoittamalla asiasta Crasman Oy:lle. Lisäksi rekisteröidyllä on myös tietyissä tilanteissa oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista tai muuten vastustaa käsittelyä.
Oikeus vaatia tietojen poistamista tai vastustaa tietojen käsittelyä
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötietojensa poistamista tai vastustaa niiden käsittelyä silloin kun se perustuu oikeutettuun etuun. Rekisteröidyllä on aina oikeus vastustaa suoramarkkinointia Crasman Oy:n lähettämän sähköpostin lopusta löytyvän linkin kautta tai ottamalla yhteyttä Crasman Oy:hyn.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröity voi tehdä henkilötietojen käsittelystä valituksen valvovalle viranomaiselle, joka on tietosuojavaltuutettu.
Kaikki edellä mainitut pyynnöt tulee toimittaa tämän selosteen kohdista 1 ja 2 löytyviin osoitteisiin.
11. Evästeet ja käyttäjäseuranta
Crasman Oy käyttää verkkopalvelussaan evästeitä. Katso ajankohtaiset tiedot evästeiden käytöstä.
Jos haluat muokata tekemiäsi evästevalintoja, voit tehdä sen evästeasetuksien kautta.
Revdot AI -tekoälyagentti
Käytämme Revdot AI -tekoälyagenttia (revdot.ai) verkkopalvelussamme asiakaspalvelun ja myynnin tukena. Revdot voi kerätä käyttäjän chat-interaktioiden kautta annettuja tietoja, kuten yhteystietoja ja viestisisältöjä. GDPR-mielessä Crasman Oy toimii rekisterinpitäjänä ja Revdot AI tietojen käsittelijänä. Tarkista Revdot AI:n tietosuojakäytäntö saadaksesi lisätietoja tietojen käsittelystä.
Microsoft Clarity & HubSpot -integraatio
Käytämme Microsoft Clarity -palvelua ymmärtääksemme, miten käyttäjät vuorovaikuttavat verkkopalvelumme kanssa. Clarityn HubSpot-integraation avulla voimme tarkastella tunnistautuneiden tai aiemmin yhteystietonsa jättäneiden käyttäjien istuntotallenteita suoraan asiakasprofiilin yhteydessä.
Clarityn toiminta ja tietojen yhdistäminen markkinointirekisteriin on sidottu markkinointi- ja analytiikkaevästeisiin. Seuranta edellyttää kummankin evästeluokan hyväksymistä evästeasetuksissa. Mikäli käyttäjä ei anna suostumusta markkinointievästeille, tietoja ei yhdistetä henkilöprofiiliin.
Mainonnan konversioseuranta (Enhanced Conversions)
Verkkosivuston lomakkeiden kautta tarjoamianne henkilötietoja (kuten sähköpostiosoite tai puhelinnumero) voidaan lähettää salattuna ja anonymisoituna markkinointipalveluiden tarjoajille personoidun markkinoinnin kohdentamiseksi ja asiakasprofiilien mallintamiseksi. Palveluntarjoajat (Google, Meta, LinkedIn) käsittelevät tiedot omien tietosuojakäytäntöjensä mukaisesti. Tietojen käyttäminen tässä mainitulla tavalla vaatii markkinointievästeiden hyväksymisen sivuston käyttäjän toimesta. Lisätietoja evästekategorioista ja niiden hallinnasta on saatavilla evästeasetuksissa.